INFORMAZIONI GENERALI

La nostra piattaforma di prenotazione è dedicata ai soli professionisti del Travel e può essere utilizzata unicamente per prenotazioni su base individuale. Le prenotazioni prevedono un massimo di nove persone sistemate in camere doppie/triple/quadruple oppure un massimo di cinque persone sistemate in camere singole.

Vi preghiamo di leggere attentamente le procedure operative ed eventuali aggiornamenti e di assicurarvi che queste siano sempre osservate durante l'utilizzo del sistema.

Non potranno essere accettate malpractice, come ad esempio la suddivisione di gruppi in diverse prenotazioni. Nel caso in cui AIC Travel Group rilevasse diverse pratiche con identiche caratteristiche (date, destinazioni e hotel) riconducibili a un gruppo, si riserverà il diritto di cancellarle oppure di modificare le condizioni di cancellazione, penalità e termini di pagamento applicando quelle riguardanti i gruppi.

Le prenotazioni sono accettate da AIC Travel Group sulla base della "buona fede"; non è quindi consentito bloccare spazi da rivendere successivamente, pena la cancellazione.

Tutte le informazioni (scritte o immagini) presenti sul sito, sono di proprietà esclusiva di AIC Travel Group e non potranno essere copiate, stampate o divulgate a terzi se non previa autorizzazione della stessa.

Tutte le note informative sugli hotels e le foto sono accurate, tuttavia non possiamo ritenerci responsabili verso alcuno se talvolta potranno risultare inesatte o incomplete.

A Vostra tutela, AIC Travel Group non accetterà comunicazioni dirette con i Vostri clienti, siano esse telefoniche, o e-mail, ad eccezione delle questioni relative alla Privacy Policy. Sarà nostra cura avvisarvi tempestivamente se ciò dovesse accadere.

La Vostra Società sarà totalmente responsabile del pagamento delle prenotazioni effettuate attraverso la nostra piattaforma web.

TARIFFE

I prezzi per tutti i prodotti turistici disponibili sono da intendersi netti e soggetti alle normative nei vari paesi e, salvo diversamente indicato dal rispettivo partner Hotel/Fornitore (e, conseguentemente, reso disponibile da AIC tramite la piattaforma di prenotazione) sono comprensivi di tutte le tasse applicabili (ad es. imposte dirette, ritenuta d'acconto, IVA o qualsiasi imposta applicabile in qualsiasi giurisdizione e/o tassa di soggiorno). In caso di variazione al di fuori del nostro controllo, anche dopo che la prenotazione è stata effettuata, verranno addebitate eventuali differenze che potrebbero insorgere. Le nostre società clienti potranno determinare autonomamente il proprio ricarico e addebiteranno tale ricarico direttamente ai propri Clienti. La colazione e/o gli altri pasti non sono normalmente inclusi se non diversamente specificato. Alcuni hotel/fornitori di viaggi/autorità possono addebitare tasse locali aggiuntive, che dovranno essere pagate on spot dai clienti.

Errori di tariffa - il Fornitore può modificare la tariffa di una prenotazione futura dopo che la prenotazione è stata effettuata (incluso, tra l'altro, a causa di errori in buona fede del Fornitore; eventi speciali durante le date di prenotazione; errori di sistema; o qualsiasi altro motivo). In caso di modifica della tariffa da parte del Fornitore, noi dovremo rispettare la modifica determinata dal Fornitore, la società cliente di AIC ha potrà scegliere tra l'annullamento della prenotazione o l'accettazione della nuova tariffa stabilita dal Fornitore.

PERIODI FIERA

Durante i periodi di fiera i nostri prezzi potrebbero essere molto vicini ai prezzi ufficiali degli hotel. Suggeriamo di informare il cliente che il prezzo pagato potrebbe talvolta essere superiore a quello esposto in albergo, onde evitare eventuali contestazioni.

Occasionalmente potrebbe esserVi richiesto il prepagamento dell'intero soggiorno. Se tale prepagamento non ci dovesse pervenire entro la data comunicata, ci riserviamo il diritto di cancellare la prenotazione senza ulteriore avviso nei Vostri confronti.

EMISSIONE DEGLI HOTEL VOUCHERS

Il sistema Vi permette di emettere i vouchers relativi alla Vostre prenotazioni, che potranno essere personalizzati con il Vostro Logo aziendale (per informazioni chiamate l'ufficio regionale di competenza). In caso di errore dovuto al sistema, il Aic Travel Group se ne riterrà responsabile. Potrete altresì continuare ad emettere i Vostri vouchers avendo cura di riportare fedelmente quanto appare su quello emesso in automatico dal sistema, specificando il nome del fornitore che provvederà al pagamento della camera.

Tutti gli extra sono a carico del cliente. Nel caso in cui ricevessimo dagli hotels una fattura con allegato il Vostro voucher in cui appare un numero di notti superiori a quanto confermato dal sistema, vi invieremo ulteriore fattura per le notti addizionali.

MANCATI ARRIVI

In caso di "no-show" sarà emessa una fattura pari alla prima notte di soggiorno non usufruito o pari alla penale richiesta dall'hotel prenotato. Se il cliente dovesse presentarsi in periodo successivo a quello prenotato e l'errore di data è imputabile al Vostro ufficio, sarà emessa una fattura per il no-show più una fattura per il nuovo soggiorno.

Altre clausole riguardanti i mancati arrivi sono indicate nella sezione "Cancellazioni" e nelle "Procedure Operative".

CANCELLAZIONI

Le prenotazioni potranno essere cancellate direttamente sul sito ed avranno, di regola, i termini di cancellazione evidenziati all'interno della prenotazione stessa: 

• Le cancellazioni dopo tali limiti comporteranno l'emissione da parte nostra di una fattura pari alla prima notte non usufruita per il numero di camere confermate. 
• Se un cliente cancella direttamente un hotel, al fine di ottenere il rimborso dovrà produrre una documentazione scritta che permetta di stabilire la data di cancellazione, nome e cognome del dipendente dell'hotel che l'ha ricevuta ed una conferma scritta da parte dell'hotel di avvenuta cancellazione e disponibilità ad effettuare il rimborso.
• La mancanza di tale documentazione non ci consentirà di rimborsare nulla. Anche nel caso in cui l'hotel comunicasse per iscritto al cliente che nessun addebito sarà presentato a Aic Travel Group, ci riserviamo il diritto di applicare una penalità pari ad una notte a difesa del nostro e Vostro operato.
• Durante periodi particolari (fiere mondiali, congressi o eventi), i termini di cancellazione potrebbero essere diversi da quelli standard. Prestare dunque particolare attenzione a queste eccezioni.

RISERVATEZZA

In nessuna circostanza potrete divulgare i prezzi, i termini e le condizioni da noi pubblicati sul sito, se non a personale della Vostra stessa Società.

Ci riserviamo di interrompere ogni rapporto lavorativo, con conseguente cancellazione delle Vostre pratiche in essere, se dovessimo ravvisare un uso scorretto di tali dati.

PAGAMENTI

Il pagamento delle fatture deve essere in accordo con il Contratto di fornitura da Voi sottoscritto con la nostra Società.

RESPONSABILITA'

Aic Travel Group agisce in qualità di intermediario. Non si riterrà pertanto responsabile per i danni che potranno derivare al cliente da eventi catrastrofici, alluvioni, terremoti e tutte quelle situazioni e condizioni che non possono essere ricondotte alla nostra società come atti di negligenza.

RECLAMI E CONTESTAZIONI

In caso di dispute o contestazioni, il reclamo ci dovrà pervenire per iscritto al massimo entro 20 giorni dalla data di rientro a fine viaggio. Dopo tale termine nessuna contestazione potrà più essere presa in considerazione. Se un cliente lascia l'hotel prima della data prevista, sarà emessa una fattura per l'intero soggiorno e se l'hotel confermerà una riduzione, sarà nostra cura emettere una nota di credito per l'importo a rimborso. Suggeriamo che il cliente, prima di lasciare l'hotel, richieda allo stesso una dichiarazione scritta che attesti la data esatta in cui ha terminato il soggiorno e la sua disponibilità ad effettuare il rimborso. Non sarà accettata nessuna contestazione in relazione a tariffe scontate o facenti parte di una promozione dell'hotel in vigore all'arrivo del cliente, perchè potrebbero non essere state comunicate alla nostra società o non rientrare negli accordi presi da Aic Travel Group.